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Das Dilemma des E‑Mails

Tipps&Tricks für erfolgreiche Kommunikation

Das Internet hat die Kommunikation im privaten wie im geschäftlichen Bereich stark verändert. Informationen beschaffen wir uns im World Wide Web (www). Statt zu telefonieren oder einen Brief zu schreiben, senden wir E‑Mails. Wer im Büro arbeitet, hat heute fast automatisch eine persönliche Mailbox. Aber kaum jemand hat gelernt, mit E‑Mails umzugehen.

Die Informationsflut und die dauernde Störung durch unüberhörbar eintreffende Mails ist ein Problem, zu dessen das Zeitmanagement eine klare Lösung vorschlägt: 2 bis maximal 3x täglich Mails checken und bearbeiten.

Ein anderes Problem hat ein Bekannter von mir einmal auf den Punkt gebracht mit den Worten: «Ein E‑Mail wird geschrieben, als ob man spricht. Beim Empfänger kommt es jedoch an wie eine geschriebene Botschaft.»

Flüchtig geschrieben und wenig durchdacht

Was mein Bekannter damit meinte: Oft wird ein E‑Mail schnell in die Tasten gehauen und ohne Nachkontrolle versandt. Deutlich wird dies oft an den unzähligen Tippfehlern. Einen solch fehlerhaften Brief würden wir nie abschicken. Mails werden selten ausgedruckt und noch einmal sorgfältig durchgelesen wie Briefe, die wir auf schickem Briefpapier ausdrucken und von Hand unterschreiben. Je nach Persönlichkeit wird diese Flüchtigkeit von der lesenden Person als fehlende Wertschätzung empfunden.

Durch das schnelle, oft flüchtige Verfassen eines E‑Mails ist dieses oft auch inhaltlich deutlich weniger durchdacht als andere Texte, die wir verfassen (Briefe, Berichte etc.). So wie die meisten Menschen in der freien Rede kein gut durchstrukturiertes, logisch aufgebautes Statement schaffen, sind in der Eile verfasste Mails ohne Struktur und Logik.

Vorsicht bei Mails aus Wut!

Am schlimmsten sind Mails, die in emotionalem Aufruhr verfasst werden. Hier hacken viele Menschen ihre Emotionen ungeschminkt ins Mailprogramm und senden das Ganze meist spontan ab. Hätte man dasselbe dem Menschen ins Gesicht oder in den Telefonhörer gebrüllt, hätte er es einmal gehört und einen vielleicht noch vor dem Höhe- resp. Tiefstpunkt unterbrochen. Als Mail in der Mailbox kann (und wird!) dasselbe jedoch im Originalton wiederholt nachgelesen werden. Wie mein Bekannter sagte, kommt es an als Geschriebenes, wurde aber geschrieben wie Gesagtes.

Es gilt, vor dem Versenden eines E‑Mails zu überlegen, ob es das richtige Mittel ist und dieses richtig eingesetzt wurde. Im Zorn verfasste Mails sollten Sie zwingend in Ihrem Postausgang übernachten lassen und am Folgetag in Ruhe noch einmal lesen. Sie werden dann erkennen, wie es Ihr*e Adressat*in gelesen hätte – und wahrscheinlich andere Worte, möglicherweise auch ein anderes Mittel wählen.

Mehr zu den einzelnen Schritten in den nächsten Beiträgen:

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