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E-Mails 3: Bitte keine elektronische Bleiwüste

Tipps&Tricks für erfolgreiche Kommunikation

Wer nach längerer Abwesenheit seine E‑Mails «abarbeitet», versucht sich möglichst rasch einen Überblick zu verschaffen:

Welche Mails

  • sind dringend?
  • sind wichtig?
  • haben sich möglicherweise inzwischen selbst «erledigt»?

Dann wiederholen Sie dies in Ihrem Schlusssatz – als klare Handlungsaufforderung.Gerade bei Mails von mehr als 5 Sätzen Länge ist dies oft nicht auf den ersten Blick zu erkennen. Es sei denn, der Absender habe das Wichtigste hervorgehoben. Moderne Mailprogramm erlauben es, zentrale Aussagen hervorzuheben: z. B. durch eine fette und/oder farbige Schrift.

Damit das Wichtigste ins Auge springt

Als Absender*in können Sie einiges tun, um den Empfänger*innen Ihrer Mails das Leben zu erleichtern: indem Sie Ihr Mail zielgerichtet gestalten, d.h. gliedern. Ähnlich wie Zwischentitel in einem längeren Artikel erlauben fett hervorgehobene Wörter, das Wichtigste bereits beim Überfliegen aufzunehmen. Dazu gehört unbedingt,

  • worum es geht (Thema, evtl. Umfeld/Vorgeschichte)
  • was von der Empfängerin erwartet wird (Kenntnisnahme? Weiterkommunizieren? Antworten? Input liefern?)
  • bis wann von mir eine Reaktion erwartet wird (Deadline)

Wären all Ihre Mails so gestaltet, frässe Ihnen deren Erledigung viel weniger Zeit. Sie könnten sich auf einen Blick Übersicht verschaffen, welche der Mitteilungen für Ihre Arbeit tatsächlich von Belang sind und welche sie auch problemlos ignorieren oder auf später verschieben können.

Wenn sich alle daran halten, profitieren wir alle

Zugegeben, das Gestalten des ausformulierten Mails braucht einen Moment Zeit. Da ein Grossteil der Geschäftsmails jedoch an mehr als eine*n Empfänger*in geht, beträgt die Zeitersparnis insgesamt ein Vielfaches des Aufwandes. Aber natürlich nur, wenn alle ihren Beitrag leisten.

PS: Dies ist kein Aufruf, E‑Mails mit einer Hintergrundfarbe zu hinterlegen, mit sich bewegenden Elementen zu versehen oder die Schriftenpalette des Mailprogramms auszuschöpfen. Es geht lediglich um das gezielte Hervorheben des Wichtigsten mittels fetter und/oder farbiger Schrift. Und selbstverständlich gewinnen auch Mails mit klar erkennbaren Absätzen, Aufzählungen und Zwischentiteln an Übersichtlichkeit.

Mehr zu den einzelnen Schritten in den nächsten Beiträgen:

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