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E-Mails 1: Ein aussagekräftiges «Betreff» schafft Klarheit

Tipps&Tricks für erfolgreiche Kommunikation

Die «E‑Mail-Flut» ist ein oft genanntes Problem: Alle bekommen zu viele Mails und schaffen ob derer Bearbeitung ihren eigentlichen Job kaum mehr.

Selbst wer gelernt hat, Mails nur noch zwei- oder dreimal täglich zu lesen, hat oft ein Problem: die Priorisierung. Wie stellen Sie auf einen Blick fest, welche der 30 neuen Mails wichtig, welche dringend und welche beides sind?

Die geläufigen Mailprogramme bieten die Möglichkeit, jede einzelne Nachricht gemäss ihrer Priorität zu kennzeichnen. Eine noch bessere Möglichkeit bietet sich mit einem aussagekräftigen «Betreff»: Hier haben Sie eine Zeile (= ca. 65 Zeichen) Platz, um Ihr Mail zu umschreiben respektive seinen Inhalt anzupreisen.

Das Wichtigste gehört ins «Betreff»

Erwarten Sie von den Angeschriebenen eine Antwort, so schreiben Sie dies doch bereits ins Betreff:

«Bitte ANTWORT: Kundenevent vom 5. Mai».

Noch vor dem Öffnen des Mails weiss ich als Empfängerin, dass ich zu reagieren habe. Möchten Sie die Antwort bis heute um 15 Uhr, so schreiben Sie auch dies ins «Betreff»:

«Bitte ANTWORT bis HEUTE 15 Uhr: Kundenevent vom 5. Mai»

Überfliege ich vor der Mittagspause die Liste der neu eingetroffenen Mails, sehe ich sofort, dass ich noch vor dem Essen oder gleich danach eine Antwort geben muss.

Ein gutes «Betreff» ist wie ein Titel eines Artikels oder einer Medienmitteilung – und verlangt entsprechend Denkarbeit. Sie haben dafür eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Adressat*innen wunschgemäss reagieren.

Optimieren Sie das «Betreff» erhaltener Nachrichten

Ein aussagekräftiges «Betreff» erleichtert natürlich auch, ein archiviertes Mail wieder zu finden. Glücklicherweise erlauben es moderne Mailprogramme, erhaltene Mails zu verändern – ein zu generelles «Betreff» kann vor dem Archivieren optimiert werden. Auch beim Antworten oder Weiterleiten können Sie das «Betreff» beliebig verändern.

Besonders ärgerlich sind Mails ohne «Betreff»: Hier wird erst nach dem Öffnen klar, worum es geht und wie dringend die Sache ist. Gewisse Spam-Filter verschieben übrigens Nachrichten ohne «Betreff» direkt in die runde Ablage – es lohnt sich also, das leere Feld mit Inhalt zu versehen.

Mehr zu den einzelnen Schritten in den nächsten Beiträgen:

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