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E-Mails 6: RE: AW: RE: AW: RE: AW: nur kurz

Tipps&Tricks für erfolgreiche Kommunikation

Ein E‑Mail ist schnell getippt – insbesondere, wenn man beruflich den ganzen Tag am Bildschirm sitzt. Wohl deshalb werden immer mehr Dinge per E‑Mail diskutiert.

Dies führt häufig zu eigentlichem «E‑Mail-Pingpong»: Ein Mail wird per Mail beantwortet und dabei eine Folgefrage gestellt. Die Absenderin des ersten Mails antwortet wiederum per Mail, und da beide dies jeweils mit dem Befehl «Antworten» machen, hängt das Mail-Programm je nach Sprachversion jeweils ein «AW» oder ein «RE» vorne ans Betreff. Gleichzeitig werden alle vorangehenden E‑Mail-Nachrichten unten im so genannten Mail‑Body angehängt.

Eine gewisse «Historie» am Mail kann sinnvoll sein

Manche Puristen fordern, man müsse immer ein neues Mail öffnen und dem Absender seinen ursprünglichen Text auf keinen Fall zurückschicken. Je nachdem ist es aber angenehm, seine ursprünglich gestellten Fragen weiter unten im Text wieder zu finden – um beispielsweise auf einen Blick zu erkennen, ob sämtliche gestellte Fragen beantwortet resp. alle erteilten Aufträge erfüllt wurden.

Es empfiehlt sich aber bei längeren E‑Mail-Diskussionen, hin und wieder den «Rattenschwanz» am Mail‑Ende zu kürzen.

Passt das «Betreff» noch zum aktuellen Inhalt?

Auch das «Betreff», das wir beim Mail normalerweise als erstes wahrnehmen, ist jeweils anzupassen. Häufig hat sich der Inhalt der hin- und hergeschobenen Mails ja verändert – dies soll sinnvollerweise auch im Betreff erkennbar sein.

Glücklicherweise selten geworden sind Antwortmails, deren «News» (den Antworttext) man als Empfänger*in erst durch Scrollen findet – derweil einen der selbst verfasste Text beim Öffnen des E‑Mails sofort anspringt. Moderne Mailprogramme sind entsprechend eingestellt, dass das Neue automatisch zu oberst zu stehen kommt.

Wer weiss, ob künftig Mailprogramme weitere Hilfestellungen geben, um die Kommunikation zu verbessern – z. B. indem sie bei der 5.  Antwort ein neues Betreff verlangen oder sogar die Frage aufwerfen, ob man nicht besser die Empfängerin kurz anruft …?

Mehr zu den einzelnen Schritten in den nächsten Beiträgen:

zum nächsten Beitrag: E-Mails 7: Was Ihre Attachments so alles verraten können…

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