Tipps&Tricks für erfolgreiche Kommunikation – E-Mails 2:

Verlassen Sie nicht den Bildschirm

Gerade bei E‑Mails gilt: In der Kürze liegt die Würze. Denn E‑Mails bekommen wir alle reichlich und lesen sie entsprechend ungeduldig. E‑Mails werden ausserdem meist am Bildschirm gelesen, was erfahrungsgemäss anstrengender ist als das Lesen eines gedruckten Textes.

Ein E‑Mail sollte wenn irgend möglich ohne Scrollen gelesen werden können. Wer das Fenster grosszügig geöffnet hat, sollte darin den gesamten Mail‑Text sowie die Koordinaten des Absenders / der Absenderin sehen. Erfahrungsgemäss finden ca. 1500 Zeichen (inkl. Leerschläge) auf einer Bildschirmlänge Platz.

Es gibt einfache Alternativen zu langen Mails

Haben Sie mehr zu sagen, als in diesem beschränkten Raum Platz findet, sollten Sie Ihre Strategie ändern:

  • Schneiden Sie die ausführlichen Textpassagen aus dem Mailbody und kopieren Sie sie in ein gelayoutetes Dokument, das Sie dem Mail anhängen.
  • Wählen Sie ein anderes Kommunikationsmittel: Senden Sie die Unterlagen in gedruckter Form oder besprechen Sie die umfangreiche Thematik am Telefon oder anlässlich einer Sitzung.

Möchten Sie trotz allem die ganzen Informationen im Mailbody unterbringen, ist die Gliederung und Darstellung derselben von zentraler Bedeutung. Hierzu mehr im nächsten Beitrag.

Mehr zu den einzelnen Schritten in den nächsten Beiträgen:

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